Khi các thương hiệu dịch vụ mở rộng ra nhiều địa điểm, những sự thiếu hiệu quả nhỏ trong việc sắp xếp lịch làm việc của nhân viên có thể nhanh chóng tích tụ. Thừa nhân viên làm tăng chi phí lao động, trong khi thiếu nhân viên dẫn đến trải nghiệm không nhất quán, làm suy yếu khả năng giữ chân khách hàng và lòng trung thành của họ.
Tuy nhiên, hầu hết các công cụ lập lịch đều dựa trên các mẫu cứng nhắc hoặc các giả định lỗi thời, khiến việc bố trí nhân sự phù hợp với nhu cầu thực tế trở nên khó khăn. MyTime áp dụng một cách tiếp cận khác với Dự báo Lao động, sử dụng mô hình dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) được nâng cấp gần đây để đưa ra các đề xuất về nhân sự dựa trên hành vi đặt lịch thực tế.
Bài viết này sẽ phân tích cách thức hoạt động của công cụ Dự báo Lao động được nâng cấp của MyTime, lý do tại sao việc bố trí nhân sự phù hợp với nhu cầu lại cần thiết cho các thương hiệu có nhiều địa điểm, và cách thức dự báo nhân sự giúp các nhà điều hành giảm chi phí lao động trong khi vẫn bảo vệ trải nghiệm của khách hàng.
Dự báo nhu cầu lao động là gì?
Dự báo nhân lực dự đoán số lượng nhân viên mà doanh nghiệp cần vào bất kỳ giờ nào dựa trên các mẫu đặt chỗ trong quá khứ, xu hướng nhu cầu gần đây và năng suất của nhà cung cấp. Mục tiêu: tránh tình trạng thừa nhân viên (lãng phí chi phí nhân công) và thiếu nhân viên (trải nghiệm khách hàng kém). MyTime tự động hóa điều này bằng mô hình AI đa tầng, liên tục cập nhật và thích ứng với hành vi đặt chỗ thực tế của từng địa điểm.
Tại sao dự báo nhu cầu lao động lại quan trọng đối với các doanh nghiệp dịch vụ nhượng quyền?
- Điều chỉnh việc bố trí nhân sự theo từng giờ phù hợp với nhu cầu thực tế thay vì dựa trên giả định.
- Giảm chi phí nhân công không cần thiết trên tất cả các địa điểm.
- Tự động thích ứng với hành vi đặt phòng thực tế, tính mùa vụ và sự thay đổi nhu cầu.
- Ngăn ngừa tình trạng thiếu nhân viên vào giờ cao điểm, bảo vệ sự hài lòng của khách hàng.
- Tập trung hóa hoạt động dự báo để đảm bảo tính nhất quán trong việc ra quyết định trên toàn mạng lưới.
- Loại bỏ phỏng đoán bằng cách dựa trên cả các xu hướng trong quá khứ và dữ liệu đặt chỗ gần đây để đưa ra các khuyến nghị về nhân sự.
1. Vì sao mô hình tuyển dụng truyền thống không hiệu quả đối với các thương hiệu có nhiều địa điểm
Hầu hết các tổ chức dịch vụ—salon làm tóc, spa, tiệm cắt tóc, spa y tế, phòng tập thể dục—vẫn dựa vào Lịch trình cố định, trực giác, hay số liệu năm ngoái. Cách tiếp cận đó nhanh chóng sụp đổ khi bạn vận hành 3, 10, hoặc hơn 200 địa điểm.
Đây là lý do tại sao.
Thừa nhân viên: Lãng phí lao động tiềm ẩn tích lũy theo thời gian ở nhiều địa điểm khác nhau
Lịch làm việc cố định thường khiến quá nhiều nhân viên phải làm việc vào những ngày vắng khách. Các nhà quản lý cũng lặp lại cùng một khuôn mẫu ngay cả khi nhu cầu giảm.
Kết quả:
Hàng nghìn đô la chi phí lao động không cần thiết mỗi tháng trên toàn hệ thống, đặc biệt là khi những sai sót nhỏ trong việc lập kế hoạch nhân lên ở nhiều địa điểm.
Thiếu nhân lực: Nguyên nhân hàng đầu gây tắc nghẽn dịch vụ
Khi lịch trình không lường trước được giờ cao điểm, khách hàng sẽ phải chờ lâu hơn, các cuộc hẹn bị chậm trễ và trải nghiệm của khách hàng giảm sút đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau.
Kết quả:
- Doanh thu mỗi giờ thấp hơn
- Các đặt chỗ bị hủy
- Tình trạng kiệt sức trong đội ngũ nhân viên
- Tỷ lệ giữ chân thành viên thấp hơn
- Trải nghiệm khách hàng không nhất quán
Xu hướng lỗi thời: Dữ liệu năm ngoái không phù hợp với nhu cầu hiện nay.
Hành vi người tiêu dùng thay đổi liên tục. Việc dựa vào các lịch trình cũ sẽ tạo ra sự không đồng bộ giữa... nhu cầu thực tế cho các dịch vụ và theo lịch sinh.
Ví dụ:
- Những ngày mới chậm rãi xuất hiện
- Thay đổi cạnh tranh địa phương
- Chu kỳ kinh tế làm thay đổi mô hình đặt phòng
- Thời tiết hoặc các sự kiện cộng đồng làm gián đoạn hoạt động bình thường.
Kết quả:
Những sai sót nhỏ nhanh chóng lan rộng khắp hệ thống nhượng quyền, dẫn đến lãng phí nhân công, chất lượng dịch vụ không nhất quán và lịch trình trở nên lỗi thời trước khi người điều hành nhận ra.
Tính phức tạp đa địa điểm: Không có hai địa điểm nào hoạt động giống nhau.
Địa điểm ở trung tâm thành phố có thể đông khách nhất vào giờ ăn trưa.
Lượng khách đến khu vực ngoại ô có thể đạt đỉnh điểm sau giờ học.
Địa điểm trong trung tâm thương mại có thể đông khách nhất vào cuối tuần.
Cách tiếp cận "một lịch trình phù hợp cho tất cả" không hiệu quả.
MyTime giải quyết vấn đề này bằng cách dự báo theo vị trí và theo mô hình cụ thể.
2. Cách MyTime sử dụng nhiều lớp nhu cầu để cải thiện độ chính xác dự báo
Hầu hết các công cụ quản lý nhân sự chỉ xem xét khối lượng cuộc hẹn gần đây. MyTime phân tích... nhiều lớp nhu cầu lịch sử Để hiểu rõ nhịp điệu đặt phòng thực tế tại từng địa điểm.
Các mô hình theo mùa hàng năm
Nhận diện các đợt tăng đột biến định kỳ như ngày lễ, thời gian thấp điểm mùa hè, mùa tựu trường và các thời kỳ khuyến mãi.
Xu hướng hàng tháng
Ghi lại các xung đột định kỳ liên quan đến:
- Chu kỳ thanh toán
- Gia hạn thành viên
- Sự kiện địa phương
- Chiến dịch quảng cáo
Các mô hình hàng tuần
Xác định những ngày mạnh (ví dụ: Thứ Tư và Thứ Bảy) và những ngày yếu (ví dụ: Thứ Hai).
Các mô hình hàng ngày và hàng giờ
Ở cấp độ vận hành, MyTime mô phỏng nhu cầu chi tiết bằng cách nhận biết:
- Giờ đặt phòng cao điểm
- Khoảng lặng giữa trưa
- Biến động nhu cầu theo loại dịch vụ
- Năng suất dự kiến mỗi giờ dựa trên hiệu suất của nhà cung cấp
Các mô hình theo ngày và theo giờ giúp đưa ra các khuyến nghị về bố trí nhân sự chính xác nhất, đảm bảo người vận hành điều chỉnh lực lượng lao động phù hợp với nhu cầu thực tế theo từng ca làm việc.
Vì sao điều này lại quan trọng đối với các nhà khai thác:
Lập kế hoạch lịch làm việc dự đoán dựa trên mô hình nhu cầu đa lớp Hệ thống này đáng tin cậy hơn đáng kể so với các hệ thống chỉ dựa vào dữ liệu tính đến thời điểm hiện tại trong tháng hoặc trong tuần.
Điều này mang lại cho các nhà điều hành nhượng quyền một nền tảng rõ ràng và ổn định hơn để tối ưu hóa chi phí lao động trên quy mô lớn.
3. MyTime thích ứng như thế nào với những gì đang diễn ra hiện nay (không phải năm ngoái)
Mô hình dự báo chỉ hữu ích nếu nó thích ứng nhanh chóng.
MyTime tích hợp một Lớp nhu cầu gần đây trong 90 ngàyvà liên tục học hỏi từ xu hướng đặt phòng trong ba tháng gần đây nhất.
Điều này cho phép MyTime:
- Phát hiện những ngày hoạt động chậm hoặc không hoạt động (ví dụ: đóng cửa vào thứ Hai)
- Đáp ứng với những thay đổi hành vi ngắn hạn
- Hãy bỏ qua những xu hướng theo mùa cũ khi thực tế thay đổi.
- Làm phẳng các bất thường đơn lẻ
- Điều chỉnh cho phù hợp với những đợt suy thoái hoặc tăng trưởng tạm thời.
Ví dụ:
Nếu ba tháng gần đây cho thấy lượng khách vào các ngày thứ Năm giảm đáng kể, MyTime sẽ ngay lập tức điều chỉnh các đề xuất về nhân sự—ngay cả khi các ngày thứ Năm năm ngoái rất đông khách—giảm số giờ làm việc không cần thiết tại mọi địa điểm bị ảnh hưởng.
Logic ngày không hoạt động
Nếu một ngày trong tuần liên tục không có lượt đặt chỗ nào trong vòng 90 ngày, MyTime khuyến nghị không nên bố trí nhân viên nào.
Điều này giúp loại bỏ những ca làm việc không cần thiết và hỗ trợ việc lập lịch làm việc cho nhân viên hiệu quả hơn về mặt chi phí trên toàn hệ thống nhượng quyền.
4. Cách MyTime sử dụng dữ liệu hoạt động thực tế (không phải tỷ lệ nhân sự chung chung)
Hầu hết các hệ thống lập lịch dự báo nhu cầu lao động chỉ dựa trên các cuộc hẹn. MyTime tiến xa hơn bằng cách kết hợp... năng suất thực tế của nhà cung cấp, giúp các thương hiệu có cái nhìn rõ ràng hơn về nhu cầu nhân sự thực sự.
Công nghệ dự báo của MyTime sử dụng:
- Lịch sử bổ nhiệm đầy đủ trong một năm
- Lưu lượng của nhà cung cấp mỗi giờ
- Thời gian phục vụ
- Xu hướng đặt chỗ trong lịch sử
- Giờ hoạt động thực tế
- Biến đổi đa vị trí
Điều này đảm bảo các dự báo phản ánh chính xác tình hình của từng địa điểm. năng lực nhân sự thực tế, thay vì dựa vào tỷ lệ lao động chung chung..
5. Dự báo chính xác hơn có ý nghĩa gì đối với các nhà điều hành đa địa điểm?
Khi việc phân bổ lao động dựa trên hành vi thực tế chứ không phải phỏng đoán, các thương hiệu đa địa điểm sẽ thấy sự cải thiện ngay lập tức trong hoạt động.
1. Phân bổ nhân sự chính xác hơn theo từng giờ
Lịch trình được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu thực tế, chứ không phải theo các mẫu cố định.
2. Giảm chi phí nhân công trên toàn hệ thống nhượng quyền
Việc loại bỏ chỉ 2-3 ca làm việc không cần thiết mỗi tuần tại mỗi địa điểm sẽ mang lại khoản tiết kiệm đáng kể.
3. Trải nghiệm khách hàng tốt hơn trong giờ cao điểm
Trong giờ cao điểm, đội ngũ nhân viên luôn đầy đủ, giúp bảo vệ danh tiếng thương hiệu của bạn.
4. Giảm thiểu việc phải chỉnh sửa lịch trình thủ công
Các nhà quản lý tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần bằng cách điều chỉnh lịch trình không phù hợp.
5. Dịch vụ nhất quán hơn trên tất cả các địa điểm
Mỗi trang web đều nhận được dự báo được điều chỉnh phù hợp với đặc điểm riêng của nó.
Những quyết định thông minh hơn về lao động bắt đầu từ việc dự báo tốt hơn.
Công nghệ Dự báo Lao động nâng cao của MyTime cung cấp cho các thương hiệu đa địa điểm độ chính xác cần thiết để kiểm soát chi phí lao động, bảo vệ trải nghiệm khách hàng và đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt trên quy mô lớn. Bằng cách kết hợp các mô hình dài hạn với các tín hiệu đặt chỗ gần đây, loại bỏ các bất thường và tích hợp năng suất thực tế của nhà cung cấp, MyTime cung cấp một trong những công cụ lập lịch dự đoán chính xác nhất trong ngành.
Nhờ tính năng Dự báo Lao động được tích hợp trực tiếp vào MyTime Scheduler, người vận hành có thể hành động dựa trên dự đoán ngay lập tức mà không cần thêm công cụ, bảng tính hay điều chỉnh thủ công. Ngay cả những cải tiến nhỏ về hiệu quả lao động cũng dẫn đến tiết kiệm đáng kể và ổn định hoạt động mạnh mẽ hơn tại mọi địa điểm.
Khách hàng của MyTime có thể liên hệ với bộ phận Hỗ trợ để bắt đầu sử dụng tính năng Dự báo Lao động nâng cao. Bạn mới sử dụng MyTime? Hãy lên lịch trình demo để xem tính năng này hoạt động như thế nào.
