Dự báo tồn kho cho các thương hiệu đa địa điểm: Làm thế nào để đặt hàng đúng sản phẩm vào đúng thời điểm?

Đối với các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm, quản lý tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng nhất—và tốn kém nhất—để vận hành trơn tru. Tuy nhiên, hầu hết các đội ngũ vẫn dựa vào những thói quen thủ công cũ: nhìn sơ qua kệ hàng, đặt hàng lại mọi thứ khi “trông có vẻ sắp hết”, hoặc bổ sung hàng hóa đến mức tối đa cố định.

Kết quả? Có quá nhiều thứ không bán được, và không đủ những thứ thực sự tạo ra doanh thu.

Dự báo tồn kho đã thay đổi điều đó. Bằng cách sử dụng các mô hình tiêu thụ thực tế để dự đoán nhu cầu sản phẩm sắp tới, các thương hiệu đa địa điểm có thể đặt hàng chính xác những gì họ cần—khi nào Họ sẽ cần đến nó—và tránh được những biến động tốn kém do tồn kho quá nhiều và thiếu hàng.

Dưới đây, chúng tôi sẽ phân tích lý do tại sao dự báo lại quan trọng, cách thức hoạt động của nó trong MyTime và ý nghĩa của nó đối với các nhà điều hành nhượng quyền thương mại đang hướng tới việc vận hành hiệu quả, sinh lời và có thể dự đoán được.

Dự báo tồn kho là gì?

Dự báo tồn kho là giải pháp dựa trên trí tuệ nhân tạo của MyTime, tận dụng các mô hình sử dụng trong quá khứ để dự đoán những sản phẩm mà các địa điểm của bạn sẽ cần trong tương lai. Thay vì dựa vào phỏng đoán hoặc số liệu của tháng trước, dự báo đảm bảo các nhóm của bạn đặt hàng đúng số lượng sản phẩm vào đúng thời điểm.

Đối với các thương hiệu có nhiều địa điểm, điều này giúp ngăn ngừa hai vấn đề tốn kém:

(1) hàng tồn kho dư thừa làm tắc nghẽn tiền mặt và (2) tình trạng hết hàng làm gián đoạn dịch vụ và giảm doanh thu.

Tại sao dự báo tồn kho lại quan trọng?

• Ngăn ngừa việc đặt hàng quá nhiều dẫn đến tắc nghẽn nguồn tiền mặt.
• Giảm thiểu tình trạng hết hàng gây gián đoạn dịch vụ và doanh thu.
• Đảm bảo việc mua hàng phù hợp với mức tiêu thụ thực tế, không phải là phỏng đoán.
• Chuẩn hóa quy trình mua hàng trên mọi địa điểm.
• Cải thiện khả năng sinh lời, độ chính xác và khả năng dự đoán hoạt động.

Nếu thương hiệu của bạn có nhiều hơn một vài địa điểm, việc dự báo trở nên thiết yếu chứ không phải là tùy chọn.

Vì sao kế hoạch quản lý tồn kho lại gặp trục trặc khi mở rộng quy mô

Khi thương hiệu phát triển, những thách thức về quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp hơn chứ không hề đơn giản hơn. Ba vấn đề khó khăn trong hoạt động quản lý hàng tồn kho thường xuyên xuất hiện:

1. Hàng tồn kho quá nhiều làm hao hụt tiền mặt

Mua sắm quá mức mang lại cảm giác an toàn trong chốc lát, nhưng về lâu dài sẽ rất tốn kém.

• Các kệ hàng chất đầy những mặt hàng bán chậm.
• Hao hụt, hết hạn sử dụng và chi phí lưu trữ tăng lên
• Vốn có thể được dùng để tiếp thị, tuyển dụng hoặc mở rộng lại bị mắc kẹt trong sản phẩm.

Trên một phạm vi rộng lớn, ngay cả những sai sót nhỏ cũng có thể tích lũy nhanh chóng.

2. Tình trạng hết hàng làm giảm doanh thu và làm tổn hại lòng tin

Tình trạng hết hàng cũng gây thiệt hại tương tự—nhưng theo chiều ngược lại.

• Hết hàng các sản phẩm cần thiết, dẫn đến trì hoãn hoặc hủy bỏ dịch vụ.
• Các kệ hàng bán lẻ trống trơn, làm giảm doanh thu trên mỗi lượt khách hàng ghé thăm.
• Khách hàng sẽ mất lòng tin nếu sản phẩm họ ưa thích thường xuyên không có sẵn.

Thiệt hại về danh tiếng rất khó định lượng, nhưng các nhà điều hành thì cảm nhận được điều đó.

3. Việc đặt hàng thủ công không hiệu quả trên quy mô lớn.

Những gì hiệu quả ở một địa điểm có thể cũng hiệu quả ở 10, 50 hoặc 200 địa điểm.

• Các nhà quản lý dựa vào trực giác hoặc kiểm tra bằng mắt thường.
• Quá trình ra quyết định rất khác nhau giữa các địa điểm.
• Không có logic chung hoặc cái nhìn tổng thể về hệ thống.
• Không nắm được xu hướng tiêu dùng rộng hơn.

Việc đặt hàng thủ công trở nên chắp vá – một quá trình ngày càng tốn kém mỗi khi thương hiệu phát triển.

Vì sao dự báo hiệu quả hơn phương pháp đặt hàng truyền thống

Dự báo khắc phục những điểm yếu của các quy tắc tối thiểu/tối đa tĩnh và trực giác của người quản lý.

Đây là lý do tại sao:

• Các quy tắc tĩnh không thể theo kịp sự thay đổi. Họ đối xử với mọi SKU như nhau, bất kể nhu cầu đang tăng, giảm hay theo mùa.
• Các mô hình tiêu dùng hé lộ câu chuyện thực sự. Dự báo giúp xác định những xu hướng mà bạn sẽ không bao giờ nhận thấy chỉ bằng cách kiểm tra hàng hóa trên kệ.
• Tự động hóa loại bỏ sự thiên vị. Khả năng phán đoán của con người thường ưu tiên những dữ liệu sử dụng gần đây; trong khi đó, dự báo lại sử dụng toàn bộ lịch sử dữ liệu.
• Đưa ra quyết định nhanh hơn và nhất quán hơn. Giảm thời gian kiểm kê, tăng thời gian tập trung vào điều hành kinh doanh.

Dự báo mang lại tính cấu trúc, tốc độ và độ chính xác—ba điều mà việc đặt hàng thủ công không thể sánh kịp.

Cách thức hoạt động của tính năng dự báo tồn kho MyTime

MyTime áp dụng công nghệ dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) dành riêng cho các thương hiệu dịch vụ đa địa điểm, sử dụng dữ liệu tiêu thụ thực tế liên quan đến cả dịch vụ và doanh số bán lẻ.

Dưới đây là cách hoạt động:

1. Dự báo dựa trên xu hướng tiêu dùng thực tế

MyTime đánh giá mức độ sử dụng trong nhiều khoảng thời gian khác nhau—30, 60, 90 ngày và tối đa một năm nếu có thể. Điều này giúp phát hiện ra:

• Tăng đột biến theo mùa
• Xu hướng nhất quán
• Nhu cầu thay đổi (tăng hoặc giảm)
• Sự khác biệt khu vực

Các dự báo được xây dựng dựa trên hoạt động thực tế, chứ không phải dựa trên giả định.

2. Các quy tắc về điều kiện tham gia đảm bảo dự đoán đáng tin cậy, dựa trên dữ liệu.

Không phải sản phẩm nào cũng có đủ dữ liệu để đưa ra dự báo đáng tin cậy.

Để đảm bảo độ chính xác của dự đoán ở quy mô lớn, MyTime đánh giá hoạt động của từng SKU dựa trên các tiêu chí có thể cấu hình để xác định xem chúng có đủ điều kiện để dự báo hay không.

MyTime sử dụng các thành phần sau: quy tắc đủ điều kiện Để xác định những SKU nào đủ điều kiện:

• Khoảng thời gian xem xét lại (90/180/365 ngày): MyTime đã xem lại lịch sử sử dụng cho từng SKU đến bao lâu.
• Số ngày tối thiểu có doanh thu hoặc tiêu thụ: Đảm bảo SKU có đủ hoạt động thực tế để mô phỏng nhu cầu sắp tới. (Ví dụ: một sản phẩm chỉ bán được hai lần trong 90 ngày sẽ không được dự báo mà thay vào đó tuân theo logic của Max).

Các quy tắc này quyết định SKU nào đủ điều kiện để dự báo dựa trên dữ liệu có sẵn, giúp các nhóm tránh khỏi những dự đoán không chính xác và đảm bảo dự báo tập trung vào các sản phẩm có hoạt động kinh doanh đáng kể.

3. Cơ chế bảo vệ tích hợp cho các SKU có dữ liệu hạn chế

Nếu một sản phẩm không đủ điều kiện để dự báo, MyTime sẽ tự động bổ sung sản phẩm đó bằng cách sử dụng logic Max—đảm bảo không có gì bị bỏ sót.

Logic tối đa:

Bổ sung sản phẩm đến mức tồn kho tối đa do đơn vị nhượng quyền quy định, đồng thời tuân thủ các yêu cầu của nhà cung cấp như số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ).

4. Tối ưu hóa quy trình đặt hàng trong một đơn đặt hàng duy nhất được đơn giản hóa

MyTime tổng hợp tất cả số lượng đề xuất vào một đơn đặt hàng dự thảo duy nhất:

• Dự báo số lượng cho các SKU đáp ứng ngưỡng đủ điều kiện.
• Số lượng tối đa cho các SKU không đủ điều kiện để dự báo

Không có quy trình làm việc trùng lặp. Không bỏ sót mục nào. Không cần chuyển đổi giữa các chế độ.

5. Minh bạch hoàn toàn về dữ liệu đằng sau mỗi đề xuất

Các biểu đồ ở cấp độ SKU được hiển thị chính xác tại vị trí mà người vận hành cần trong quá trình đặt hàng, giúp truy cập nhanh chóng vào dữ liệu đằng sau mỗi đề xuất:

• Lịch sử sử dụng (30/60/90 ngày)
• Tính thời vụ và mô hình tiêu thụ
• Dự báo nhu cầu cho khoảng thời gian đã chọn

Các nhà quản lý không chỉ hiểu gì để đặt hàng, nhưng tại sao.

Điều này có ý nghĩa gì đối với các nhà điều hành nhượng quyền thương mại?

1. Cơ cấu hàng tồn kho sinh lời hơn

Bạn giữ lại những sản phẩm bán chạy và loại bỏ những sản phẩm bán không chạy. Lợi nhuận sẽ cải thiện gần như ngay lập tức.

2. Giảm lượng tiền mặt bị kẹt trên kệ hàng

Việc bổ sung hàng hóa tinh gọn, dựa trên dữ liệu giúp giải phóng vốn cho các sáng kiến ​​tăng trưởng.

3. Giảm tình trạng hết hàng và đơn đặt hàng khẩn cấp

Các địa điểm luôn sẵn sàng đáp ứng nhu cầu—đặc biệt là những nhu cầu tăng đột biến theo mùa hoặc đột ngột.

4. Cung cấp dịch vụ có thể dự đoán được

Khách hàng sẽ có được trải nghiệm nhất quán như nhau ở mọi địa điểm.

5. Các nhà quản lý lấy lại thời gian

Không còn phải dùng bảng tính, kiểm tra lại kệ hàng hay phỏng đoán thủ công nữa.

6. Tính nhất quán trên toàn thương hiệu

Mọi địa điểm đều tuân theo cùng một logic, giúp cải thiện hiệu quả tài chính và niềm tin vào hệ thống.

Sử dụng dự báo để tối ưu hóa cả nhân lực và hàng tồn kho ở quy mô lớn.

Công cụ dự báo tồn kho của MyTime càng trở nên mạnh mẽ hơn khi được kết hợp với công cụ dự báo nhân lực. Cả hai cùng nhau mang đến cho các đơn vị nhượng quyền cái nhìn toàn diện về nhu cầu sản phẩm và yêu cầu nhân sự - hai yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy hiệu quả hoạt động.

Kết hợp lại, chúng giúp các nhà điều hành:

• Dự đoán khối lượng dịch vụ sắp tới
• Cân bằng nhu cầu về nhân lực và sản phẩm dựa trên nhu cầu thực tế.
• Lập kế hoạch trước nhiều tuần với độ chính xác cao hơn.
• Tăng cường hiệu quả kinh tế trên mỗi đơn vị sản phẩm tại mọi địa điểm.

Đây là nền tảng của hoạt động dự đoán—Một cách thông minh hơn để điều hành doanh nghiệp đa địa điểm.

Câu hỏi thường gặp: Những câu hỏi thường gặp về dự báo tồn kho

Dự báo tồn kho chính xác đến mức nào?

MyTime tạo ra các dự báo có độ tin cậy cao cho các SKU có hoạt động đủ lớn. Chỉ những sản phẩm đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện mới được dự báo.

MyTime sử dụng những dữ liệu nào?

Dữ liệu về mức tiêu thụ trong quá khứ, khối lượng dịch vụ, tính thời vụ, độ phổ biến của SKU và tốc độ tăng trưởng gần đây được phân tích thông qua các mô hình dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo.

Nếu một SKU không có đủ lịch sử giao dịch thì sao?

Nó tự động sử dụng logic Max để bổ sung hàng.

Liệu người quản lý có thể bác bỏ các đề xuất không?

Vâng. Nhân viên có thể xem xét và điều chỉnh số lượng trước khi gửi đơn đặt hàng.

Số lượng dự báo và số lượng tối đa hoạt động cùng nhau như thế nào?

Cả hai đều được gộp vào một đơn đặt hàng duy nhất.

CTA — Nâng cấp lên Lập kế hoạch tồn kho dự đoán

Nếu đội ngũ của bạn vẫn dựa vào bảng tính, quy tắc tối thiểu/tối đa hoặc cảm tính, bạn đang bỏ lỡ lợi nhuận, dòng tiền và sự ổn định. Dự báo tồn kho sẽ thay đổi điều đó.

MyTime cung cấp cho các thương hiệu đa địa điểm một cách thức thông minh hơn, dựa trên nhu cầu để đặt hàng đúng sản phẩm vào đúng thời điểm—giảm chi phí, bảo vệ doanh thu và tạo ra một mô hình hoạt động thống nhất, có thể dự đoán được trên mọi địa điểm.

→ Lên lịch trình demo cá nhân hóa và xem dự báo tồn kho hoạt động như thế nào.