Bestandsplanung für Marken mit mehreren Standorten: Wie man die richtigen Produkte zur richtigen Zeit bestellt

Für Dienstleistungsunternehmen mit mehreren Standorten ist die Bestandsverwaltung einer der wichtigsten – und kostspieligsten – Faktoren für einen reibungslosen Geschäftsablauf. Dennoch verlassen sich die meisten Teams immer noch auf dieselben manuellen Vorgehensweisen: Sie schätzen den Warenbestand in den Regalen ab, bestellen alles nach, wenn es „niedrig aussieht“, oder füllen Artikelnummern bis zu einem festgelegten Maximalbestand wieder auf.

Das Ergebnis? Zu viel von dem, was sich nicht verkauft, und zu wenig von dem, was tatsächlich Umsatz generiert.

Die Bestandsplanung ändert das. Indem sie reale Verbrauchsmuster nutzen, um den zukünftigen Produktbedarf vorherzusagen, können Marken mit mehreren Standorten genau das bestellen, was sie benötigen.wann Sie werden es brauchen – und so die kostspieligen Schwankungen von Überbeständen und Lieferengpässen vermeiden.

Im Folgenden erläutern wir, warum Prognosen wichtig sind, wie sie in MyTime funktionieren und was sie für Franchisenehmer bedeuten, die einen schlanken, profitablen und planbaren Betrieb anstreben.

Was ist Bestandsprognose?

Die Bestandsplanung ist die KI-gestützte Lösung von MyTime, die historische Nutzungsmuster nutzt, um vorherzusagen, welche Produkte Ihre Standorte zukünftig benötigen werden. Anstatt sich auf Schätzungen oder die Zahlen des Vormonats zu verlassen, stellt die Planung sicher, dass Ihre Teams die richtige Produktmenge zum richtigen Zeitpunkt bestellen.

Für Marken mit mehreren Standorten hilft dies, zwei kostspielige Probleme zu vermeiden:

(1) Überbestände, die Kapital binden, und (2) Warenengpässe, die den Betrieb unterbrechen und den Umsatz mindern.

Warum Bestandsprognosen wichtig sind

• Verhindert Überbestellungen, die Bargeld binden.
• Reduziert Warenengpässe, die Service und Vertrieb beeinträchtigen.
• Richtet das Kaufverhalten an tatsächlichem Verbrauch aus – nicht an Schätzungen.
• Vereinheitlicht den Einkauf an allen Standorten
• Verbessert Rentabilität, Genauigkeit und operative Vorhersagbarkeit

Wenn Ihre Marke mehr als eine Handvoll Standorte hat, wird die Prognose unerlässlich – nicht optional.

Warum die Bestandsplanung bei großen Mengen versagt

Mit dem Wachstum von Marken werden die Herausforderungen im Bereich der Lagerhaltung komplexer – nicht einfacher. Drei operative Schwachstellen treten immer wieder auf:

1. Überbestände binden Bargeld

Übermäßiges Kaufen fühlt sich im Moment sicher an, ist aber auf Dauer teuer.

• Die Regale füllen sich mit Ladenhütern.
• Schwund, Verfallsdatum und Lagerkosten steigen
• Kapital, das für Marketing, Personalbeschaffung oder Expansion verwendet werden könnte, wird im Produkt gebunden.

Bei einem so großen Gebiet summieren sich selbst kleine Fehlkalkulationen schnell.

2. Warenengpässe begrenzen den Umsatz und schädigen das Vertrauen.

Warenengpässe sind genauso kostspielig – nur in entgegengesetzter Richtung.

• Wenn benötigte Produkte ausgehen, verzögern oder stornieren sich die Dienstleistungen.
• Die Regale im Einzelhandel stehen leer, was den Umsatz pro Besuch verringert.
• Die Mitglieder verlieren das Vertrauen, wenn ihre bevorzugten Produkte häufig nicht verfügbar sind.

Reputationsschäden lassen sich schwer beziffern, aber die Betreiber spüren sie.

3. Manuelle Bestellabwicklung ist nicht skalierbar.

Was an einem Standort funktioniert, funktioniert nicht mehr bei 10, 50 oder 200 Standorten.

• Manager verlassen sich auf ihr Bauchgefühl oder visuelle Kontrollen.
• Die Entscheidungsfindung variiert stark zwischen den Standorten.
• Keine gemeinsame Logik oder systemweite Sicht
• Keine Transparenz hinsichtlich allgemeinerer Konsumtrends

Die manuelle Bestellabwicklung wird zu einem Flickenteppich – und mit jedem Wachstum der Marke werden die Kosten immer höher.

Warum Prognosen besser funktionieren als traditionelle Bestellverfahren

Prognosen beheben die Schwächen statischer Min/Max-Regeln und der Intuition von Managern.

Hier die Gründe:

• Statische Regeln können nicht mithalten. Sie behandeln alle Artikelnummern gleich – auch wenn die Nachfrage steigt, fällt oder saisonabhängig ist.
• Das Konsumverhalten enthüllt die wahre Geschichte. Prognosen decken Trends auf, die man bei einer reinen Regalprüfung nie erkennen würde.
• Automatisierung beseitigt Voreingenommenheit. Das menschliche Urteilsvermögen neigt dazu, die jüngste Nutzung zu bevorzugen; Prognosen nutzen die gesamte Datenhistorie.
• Schnellere und konsistentere Entscheidungsfindung. Weniger Zeitaufwand fürs Zählen, mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Die Prognosefunktion sorgt für Struktur, Geschwindigkeit und Genauigkeit – drei Dinge, die eine manuelle Bestellung nicht bieten kann.

So funktioniert die Bestandsplanung von MyTime

MyTime nutzt KI-gestützte Prognosen speziell für Dienstleistungsmarken mit mehreren Standorten und verwendet dabei reale Verbrauchsdaten, die sowohl mit Dienstleistungen als auch mit Einzelhandelsumsätzen verknüpft sind.

Und so funktionierts:

1. Prognosen basierend auf realen Konsumtrends

MyTime wertet die Nutzung über mehrere Zeiträume aus – 30, 60, 90 Tage und, wenn möglich, bis zu einem Jahr. Dies hilft dabei, Folgendes aufzudecken:

• Saisonale Spitzen
• Konstante Trends
• sich ändernde Nachfrage (steigend oder fallend)
• Regionale Unterschiede

Prognosen basieren auf realen Entwicklungen, nicht auf Annahmen.

2. Zulassungsregeln gewährleisten zuverlässige, datengestützte Vorhersagen

Nicht für jedes Produkt liegen genügend Daten vor, um eine verlässliche Prognose zu erstellen.

Um auch bei großem Umfang präzise Vorhersagen zu gewährleisten, wertet MyTime die Aktivität jeder SKU anhand konfigurierbarer Kriterien aus, um die Eignung für die Prognose zu bestimmen.

MyTime verwendet Folgendes: Zulassungsregeln um festzustellen, welche Artikelnummern in Frage kommen:

• Rückblickzeitraum (90/180/365 Tage): Wie weit zurückliegend überprüft MyTime die Nutzung für jede SKU?
• Mindestanzahl an Tagen mit Verkauf oder Verbrauch: stellt sicher, dass die SKU genügend reale Aktivität aufweist, um zukünftige Bedürfnisse zu modellieren (z. B. wird ein Produkt, das innerhalb von 90 Tagen nur zweimal verkauft wird, nicht prognostiziert, sondern folgt der Max-Logik).

Diese Regeln legen fest, welche Artikelnummern (SKUs) auf Basis der verfügbaren Daten für Prognosen in Frage kommen. Dadurch werden die Teams vor ungenauen Vorhersagen geschützt und die Prognosen konzentrieren sich auf Produkte mit aussagekräftiger Aktivität.

3. Ein integrierter Schutzmechanismus für Artikel mit begrenzten Daten

Wenn ein Produkt nicht für die Prognose in Frage kommt, füllt MyTime es automatisch mithilfe der Max-Logik wieder auf – so wird sichergestellt, dass nichts durchs Raster fällt.

Max-Logik:

Füllt die Lagerbestände bis zum vom Franchisegeber festgelegten Höchstbestand auf und beachtet dabei die Anforderungen der Lieferanten, wie z. B. Mindestbestellmengen.

4. Optimierte Bestellabwicklung in einer einzigen, vereinfachten Bestellung

MyTime fasst alle empfohlenen Mengen in einem einzigen Entwurf der Bestellung zusammen:

• Prognostizierte Mengen für Artikel, die die Zulassungsschwelle erfüllten
• Maximale Mengen für Artikelnummern, die nicht für die Prognose in Frage kamen

Keine doppelten Arbeitsabläufe. Keine übersehenen Elemente. Kein Wechsel zwischen Modi.

5. Volle Transparenz der Daten hinter jeder Empfehlung

SKU-spezifische Diagramme werden genau dort angezeigt, wo die Bediener sie während des Bestellvorgangs benötigen, und ermöglichen so einen schnellen Zugriff auf die Daten hinter jeder Empfehlung:

• Historische Nutzung (30/60/90 Tage)
• Saisonalität und Konsummuster
• Prognostizierte Nachfrage für den ausgewählten Zeitraum

Manager verstehen nicht nur was auf Bestellung, aber Warum.

Was dies für Franchisenehmer bedeutet

1. Ein profitablerer Lagermix

Man behält die Produkte, die sich gut verkaufen, und reduziert die Ladenhüter. Die Margen verbessern sich fast sofort.

2. Weniger Bargeld, das in den Regalen gebunden ist.

Eine schlanke, datengestützte Bestandsauffüllung setzt Kapital für Wachstumsinitiativen frei.

3. Weniger Warenengpässe und Notfallbestellungen

Die Standorte bleiben auf Nachfragespitzen vorbereitet – insbesondere auf saisonale oder plötzliche Nachfragespitzen.

4. Vorhersehbare Servicebereitstellung

Kunden erhalten an jedem Standort das gleiche, einheitliche Erlebnis.

5. Manager gewinnen Zeit zurück

Schluss mit Tabellenkalkulationen, dem Kontrollieren von Regalen und dem manuellen Rätselraten.

6. Markenweite Konsistenz

An jedem Standort wird die gleiche Logik angewendet, um die finanzielle Leistungsfähigkeit und das Vertrauen in das System zu verbessern.

Nutzung von Prognosen zur Optimierung von Personalbestand und Lagerhaltung im großen Maßstab

Die Bestandsplanung wird noch leistungsfähiger, wenn sie mit der Personalbedarfsplanung von MyTime kombiniert wird. Gemeinsam ermöglichen sie Franchise-Unternehmen einen vorausschauenden Blick auf den Produktbedarf und den Personalbedarf – zwei der wichtigsten Faktoren für die betriebliche Effizienz.

Zusammen helfen sie den Betreibern:

• Prognose des zukünftigen Servicevolumens
• Personal- und Produktbedarf an der tatsächlichen Nachfrage ausrichten
• Planen Sie Wochen im Voraus mit größerer Genauigkeit.
• Die Rentabilität der Einheiten an allen Standorten verbessern

Dies ist die Grundlage von Vorhersageoperationen—eine intelligentere Art, ein Unternehmen mit mehreren Standorten zu führen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ): Fragen zur Bestandsprognose

Wie genau sind Bestandsprognosen?

MyTime erstellt hochzuverlässige Prognosen für Artikel mit ausreichendem Handelsvolumen. Nur Produkte, die die Teilnahmebedingungen erfüllen, werden prognostiziert.

Welche Daten verwendet MyTime?

Historischer Verbrauch, Servicevolumen, Saisonalität, Artikelpopularität und aktuelle Absatzgeschwindigkeit – analysiert durch KI-gestützte Prognosemodelle.

Was passiert, wenn eine SKU nicht genügend Historie aufweist?

Es verwendet automatisch die Max-Logik für die Nachbestellung.

Können Manager Empfehlungen außer Kraft setzen?

Ja. Die Bediener können jede Menge vor dem Absenden der Bestellung überprüfen und anpassen.

Wie funktionieren Prognose- und Maximalwerte zusammen?

Beides fließt in eine einzige, konsolidierte Bestellung ein.

CTA – Umstellung auf vorausschauende Bestandsplanung

Wenn Ihre Teams immer noch auf Tabellenkalkulationen, Mindest- und Höchstwerte oder ihr Bauchgefühl setzen, verschenken Sie Potenzial in Bezug auf Gewinnspanne, Cashflow und Kontinuität. Bestandsplanung ändert das.

MyTime bietet Marken mit mehreren Standorten eine intelligentere, bedarfsorientierte Möglichkeit, die richtigen Produkte zum richtigen Zeitpunkt zu bestellen – wodurch Kosten gesenkt, Umsätze geschützt und ein einheitliches, vorhersehbares Betriebsmodell für alle Standorte geschaffen wird.

→ Vereinbaren Sie eine personalisierte Demo und erleben Sie die Bestandsplanung in Aktion.